Embedded Files
Le community di tipo Gestione attività sono spazi di lavoro avanzati progettati per aiutarti a pianificare, monitorare e portare a termine flussi di lavoro complessi insieme al tuo team.
Grazie alla struttura a colonne, alla separazione automatica dei task storici e alla timeline interattiva del diagramma di Gantt, puoi alternare in un clic una visione d'insieme strategica al focus operativo sui soli compiti correnti e prioritari, mantenendo sempre chiaro il legame tra attività principali e sotto-attività.
Creare un'Attività
Quando crei un post Attività, compila i campi chiave per definire il perimetro del lavoro:
Assegnatario: scegli la persona o il gruppo responsabile del completamento del compito.
Date previste: imposta una data di inizio e una data di fine prevista per definire la finestra temporale di svolgimento.
Priorità e Tempo stimato: indica il livello di urgenza del compito e le ore necessarie per portarlo a termine.
Nota bene - Così come tutte le community di Interacta, anche le community di Gestione attività sono personalizzabili dal tuo amministratore, potresti trovare tutti i campi che ti abbiamo elencato o solo alcuni di essi.
Se stai compilando un post Attività e devi interrompere il lavoro, puoi salvare il contenuto come bozza in qualsiasi momento. Questa opzione ti consente di bloccare la compilazione e riprenderla in un secondo momento, senza l'obbligo di inserire subito tutti i campi contrassegnati come obbligatori. Troverai la tua attività in bozza all'interno de Il mio Spazio, nella scheda Bozze e Programmati.
Per i post di tipo Attività, Interacta ottimizza l'invio delle notifiche ai destinatari e agli assegnatari. Questo sistema evita il sovraccarico di comunicazioni sulla piattaforma, garantendo che i tuoi colleghi ricevano solo avvisi chiari, lineari e realmente rilevanti.
Gestire le sotto-attività
Se un'attività è complessa, puoi suddividerla in compiti più piccoli creando delle sotto-attività direttamente dal dettaglio dell'attività principale. Interacta applica un controllo automatico sulle date per garantire che il progetto sia coerente.
Coerenza delle date
La data di inizio dell'attività principale (padre) si allinea automaticamente alla data di inizio più anticipata tra tutte le sue sotto-attività.
La data di fine dell'attività principale si allinea automaticamente alla data di fine più lontana nel tempo tra le sotto-attività.
Calcolo automatico dell'avanzamento
La percentuale di avanzamento dell'attività principale (padre) si calcola e si aggiorna automaticamente in base allo stato e all'avanzamento delle sotto-attività collegate. Per questo motivo, quando sono presenti delle sotto-attività, il campo della percentuale nell'attività principale risulterà bloccato e non modificabile manualmente.
Chiusura automatica
Se un'attività non ha sotto-attività collegate, nel momento in cui la sposterai in uno stato finale (es. Completato), la sua percentuale di completamento passerà automaticamente al 100%.
Cancellazione delle sotto-attività
Se elimini tutte le sotto-attività, la percentuale di avanzamento dell'attività principale rimarrà impostata sull'ultimo valore derivato prima della cancellazione.
Duplicare un'Attività
Per velocizzare la pianificazione di compiti ricorrenti, puoi duplicare un'attività esistente direttamente dalla piattaforma:
Copia della struttura gerarchica: l'azione di duplicazione genera una copia speculare dell’attività principale portando con sé, se lo desideri, l'intera gerarchia delle sotto-attività annidate.
Opzioni di inclusione: durante la procedura puoi selezionare se includere nella nuova copia anche gli allegati e gli utenti assegnatari.
Gestione flessibile delle date: puoi scegliere se mantenere le scadenze precedenti, azzerarle del tutto o aggiornarle rapidamente per adattarle alla nuova pianificazione del progetto. La nuova attività duplicata verrà salvata automaticamente come bozza, permettendoti di rivedere e modificare ogni singolo parametro in totale controllo prima di procedere con la pubblicazione definitiva.
Leggere la numerazione gerarchica dei codici attività
Se i gestori della piattaforma hanno attivato questa opzione per la tua community, Interacta assegna a ogni attività un codice identificativo numerico che riflette l'esatta struttura e l'alberatura del progetto. Questo sistema ti permette di capire all'istante il livello di profondità di un'attività semplicemente leggendo il suo codice.
Il codice si sviluppa aggiungendo un punto progressivo per ogni sotto-livello creato:
Attività principale (Livello 1): riceve un codice base sequenziale (es. A001, A002).
Sotto-attività (Livello 2): eredita il codice dell'attività padre seguito da un punto e dal proprio progressivo (es. A001.1, A001.2).
Sotto-attività secondaria (Livello 3): sviluppa un ulteriore punto per mostrare il legame con il compito precedente (es. A001.1.1, A001.1.2).
Monitorare il progetto con la Vista Tabella
Computer
La Vista Tabella ti offre un controllo strutturato sull'elenco delle attività. Le sotto-attività sono mostrate sotto l'attività principale con un rientro visivo (indentazione) per chiarire subito i legami di dipendenza.
Puoi aggiornare i dettagli principali delle tue attività (come titolo, stato, assegnatario, priorità, date e percentuale di completamento) direttamente dalle righe della tabella, senza bisogno di aprire la scheda del post.
Inoltre, puoi inserire al volo una nuova sotto-attività compilando rapidamente i campi base (titolo, descrizione, assegnatario, date previste) o i campi obbligatori. Puoi mostrare i campi opzionali aggiuntivi con un clic sul pulsante dedicato.
All'interno della riga di ciascuna attività vedrai delle icone che indicano il numero esatto di commenti e file allegati presenti. Cliccando direttamente su queste icone, aprirai l'anteprima dell'attività posizionandoti subito sul tab corrispondente.
Pr facilitare la consultazione di progetti complessi, puoi espandere o comprimere l'intera struttura gerarchica delle attività con un solo clic utilizzando il pulsante Espandi/Collassa posizionato nell'intestazione della tabella.
Cliccando sul titolo di un'attività o sotto-attività all'interno della riga, si aprirà direttamente la pagina di dettaglio del post. Puoi utilizzare le combinazioni del mouse e della tastiera (es. tasto destro o Ctrl + Clic) per aprirla in una nuova scheda del browser e lavorare in multitasking.
Vista In evidenza
Per impostazione predefinita, la community si apre sulla vista "In evidenza", una scheda riorganizzata che nasconde automaticamente lo storico delle attività già concluse o contrassegnate da uno stato finale, permettendoti di concentrarti solo sulle priorità correnti. Puoi passare alla vista "Tutte" e consultare l'intero archivio del progetto in qualsiasi momento.
Le colonne della tabella
Cliccando sulle intestazioni (es. Titolo, Priorità, Scadenza, % Avanzamento) puoi ordinare l'elenco. Se hai un raggruppamento attivo, l'ordinamento si applica all'interno di ciascun gruppo.
Puoi riorganizzare la tabella trascinando e cambiando l'ordine delle colonne in base alle tue preferenze di lettura. Interacta salverà la tua scelta per proportela agli accessi successivi. L'unica eccezione è la colonna Codice Attività / Titolo, che rimarrà bloccata in prima posizione per garantire la leggibilità del progetto.
Trovare le informazioni con i Filtri
Per isolare rapidamente le attività che richiedono attenzione, utilizza gli strumenti di ricerca sulla barra:
Filtri rapidi: utilizza i pulsanti dedicati per mostrare solo le attività Da gestire, Scadute (passate e non ancora completate), Create da me o in cui sei menzionato (@me). Quando li attivi, il sistema include sempre anche le sotto-attività.
Selettore "Assegnato a": Questo filtro mostra solo le persone o i gruppi che hanno compiti assegnati in quella community. Se selezioni un collega, vedrai solo le attività intestate direttamente a lui (non quelle dei gruppi di cui fa parte, a meno che tu non selezioni specificamente il gruppo). Puoi usarlo anche per cercare le attività ancora prive di un responsabile selezionando "attività non assegnate".
Computer e Smartphone
Nella Vista Tabella hai accesso all'esperienza completa, potendo combinare e salvare filtri personalizzati e ordinare tutte le colnne dell'elenco
Smartphone - Vista tabella
Le sotto-attività sono visibili direttamente dentro l'attività principale senza doverle espandere a mano. I raggruppamenti creano dei blocchi pronti da aprire con un tocco (il primo della lista è aperto di default).
Monitorare il progetto con il diagramma di GANTT
Il diagramma di Gantt è una timeline interattiva che trasforma l'elenco delle tue attività in una mappa temporale del progetto. Invece di leggere i dati in una tabella, il Gantt ti mostra ogni attività sotto forma di barra colorata posizionata lungo un calendario.
Questo strumento è estremamente utile per:
Visualizzare la durata: capisci subito quanto tempo richiede un'attività e quando è previsto lo svolgimento.
Identificare le dipendenze: vedi a colpo d'occhio l'ordine sequenziale dei compiti (quali attività devono iniziare prima e quali dipendono dal completamento di altre).
Monitorare gli scostamenti: ti permette di confrontare visivamente i tempi pianificati con il reale avanzamento dei lavori.
Come leggere le barre temporali
All'interno del grafico, Interacta utilizza un sistema a doppia barra per ogni attività, permettendoti di fare un controllo immediato dello stato di salute del progetto:
La barra delle date previste: mostra la finestra temporale inserita inizialmente in fase di pianificazione (la data di inizio e di fine prevista).
La barra delle date effettive: traccia la realtà sul campo, mostrando l'esatto momento in cui l'attività è stata presa in carico ed eventualmente conclusa. Se la barra reale supera quella pianificata, l'attività è in ritardo
Regolare il calendario con il controllo dello Zoom
Per facilitare la lettura del progetto sia nel breve che nel lungo termine, puoi cambiare l'aggregazione del tempo sull'asse orizzontale utilizzando il pulsante dello Zoom nella barra degli strumenti. Puoi scegliere tra 4 livelli preconfezionati che riorganizzano il calendario su due righe coordinate:
Zoom Anno: mostra gli Anni nella prima riga e i Trimestri nella seconda, ideale per una pianificazione strategica.
Zoom Trimestre: mostra i Trimestri nella prima riga e i Mesi nella seconda.
Zoom Mese: mostra i Mesi nella prima riga e le Settimane nella seconda.
Zoom Settimana: mostra le Settimane nella prima riga e i Giorni nella seconda, perfetto per il controllo operativo quotidiano.
Circoscrivere la timeline con i filtri
Il Gantt lavora in perfetta armonia con la testata della tua community. Tutti i filtri che imposti e lo switch della vista (In evidenza / Tutte) si ripercuotono istantaneamente sul grafico.
Se desideri isolare una finestra temporale specifica (ad esempio, vedere solo i task di un determinato mese), compila i campi "Data inizio prevista" e/o "Data fine prevista" nella barra superiore globale: la timeline si aggiornerà in tempo reale mostrando esclusivamente i compiti che intersecano il perimetro selezionato.
Smartphone - GANTT
L'interfaccia grafica del GANTT su dispositivi mobili è ottimizzata per agevolare lo scorrimento e la lettura della timeline del progetto.
Informazioni utili
Blocco delle date
Quando crei delle sotto-attività, non puoi più modificare manualmente le date previste dell'attività principale (padre) dal suo dettaglio, poiché queste derivano esclusivamente dai tempi impostati sulle sotto-attività.
Cancellazione delle sotto-attività
Se elimini tutte le sotto-attività di un compito, le date dell'attività padre rimangono impostate sulle ultime variazioni registrate.
Notifiche mirate
Per non generare rumore, le notifiche di creazione o modifica di un'attività vengono inviate solo ai diretti interessati e agli assegnatari, e non a chi segue l'autore del post. Inoltre, cliccando su una notifica di creazione o modifica sarai indirizzato direttamente sul tab Sotto-attività del compito; cliccando su un cambio di stato, la pagina si aprirà sul tab Processo.
Report abuse