Organizza i processi

I Processi possono essere presenti solo in determinate Community, in modo da dedicare alcune di queste unicamente alla gestione delle richieste attraverso la definizione e disegno di un workflow che permette di individuare le diverse tappe del Processo e le loro relazioni.

Il disegno di un Processo si compone di:

• un insieme di Stati - le diverse tappe del flusso di gestione. Gli stati sono rappresentati da un nome e un colore che saranno visualizzabili nel post;

• un insieme di Azioni - i collegamenti tra i diversi Stati che generano una relazione di dipendenza tra l'uno e l'altro, dando la direzione generale del Processo, dalla sua apertura alla sua chiusura. Le azioni possono contenere al loro interno dei campi opzionali per l'inserimento di informazioni aggiuntive relative al passaggio di Stato successivo.

Il processo può essere più o meno complesso e può comprendere una serie di attori, dalla persona che avvia l'apertura del Processo fino alla persona che ne decreta la chiusura o la risoluzione. Pensa per esempio all'acquisto di un biglietto del treno: scoprirai di seguito come può essere gestito utilizzando i Processi di Interacta.

Per dare inizio a un Processo, è necessario creare un nuovo post in una Community dove il Processo sia abilitato: tale creazione attiva il Processo e il post sarà visualizzabile in Interacta da parte di tutte le persone che hanno accesso alla Community.

I post che sono correlati a un Processo vengono mostrati con un badge colorato in alto a destra, che indica il loro Stato, ovvero in quale posizione del processo si trova in quel momento: in questo modo, direttamente dalla Home, hai la possibilità di visualizzare un'importante informazione sul Post, che ti permette di capire a che punto sia la sua gestione.

Gli Stati di un Processo possono essere facilmente individuati e visualizzati sulla base delle preferenze, tramite i filtri di stato.

Per visualizzare i filtri di stato di un Processo:

• nella Home operativa (o ne Le mie community) o in una community (con processo) clicca su Altri filtri in alto;

• cerca il filtro Processo e seleziona una delle tre opzioni disponibili "Da fare", "In corso", "Conclusi" quindi eventualmente sulle altre opzioni sottostanti a disposizione.

Un Processo avviato è strutturato secondo un workflow composto da diversi step relazionati tra loro, che utilizzano il concetto del diagramma di flusso: a ogni step corrisponde una relazione e una o più persone che avranno il ruolo di prendere in carico il Post pubblicato e decidere se far avanzare il Processo allo stato successivo, interromperlo oppure concluderlo.

Su Interacta puoi aggiornare contemporaneamente lo stato di più post, direttamente:

• dalla vista Riga delle community

• dalla tabella delle relazioni.

Questa funzione ti permette di risparmiare tempo e gestire il processo in modo più efficiente.

Quando è disponibile

L’aggiornamento di stato multiplo è possibile se:

• tutti i post selezionati si trovano nello stesso stato di partenza

• hai i permessi per modificare lo stato di tutti i post

• l’azione di cambio stato è abilitata per uso multiplo (configurata dagli amministratori nel Workflow Designer).

Come funziona

• Una volta avviata l’azione, l’aggiornamento avviene in background: puoi continuare a usare Interacta senza interruzioni

• Viene mostrato un indicatore di avanzamento per tenere traccia del processo

• Se necessario, puoi interrompere l’operazione: i post già aggiornati manterranno lo stato finale.

Al termine dell'operazione

Visualizzerai un riepilogo con:

• l’elenco dei post aggiornati correttamente

• eventuali post non modificati, con il motivo dell’esclusione.

Il filtro Da gestire ti permette di visualizzare tutti i post che attendono un tuo intervento per poter proseguire nel loro iter e quindi per farli avanzare allo stato successivo oppure chiuderli.

Per vedere tutti i processi che devi gestire, vai ne Il mio Spazio. Potrai portare avanti il processo e/o entrare nel singolo post.

Scopri tutte le funzionalità della sezione Processi da gestire ne Il mio spazio.  Dai un'occhiata a questa guida